Ce fut l’email de trop… par @andrade_valerie

La fin programmée d’un média privilégié de communication et de coopération en entreprise 

Un e-mail patate chaude*1 a entraîné un échange ping-pong*2.
Un simple message a lancé une gestion de projet d’une inefficacité redoutable, impliquant freins au changement, décisions unilatérales et même prestataires externes. Cet e-mail de trop vient de me faire passer de la résistance à l’attaque. C’est décidé, l’e-mail ne sera plus pour moi un média privilégié de communication et de coopération.

La lecture de l’ouvrage « Inondé sous les e-mails, résistez »*3 vient de confirmer mes convictions et m’amène à reprendre définitivement le contrôle de ma messagerie.

Parce que ce média a encore quelques années devant lui, notamment par le fait qu’il constitue un élément incontournable de notre identité dans l’entreprise et dans notre sphère personnelle, il me fallait prendre une décision raisonnée.

J’ai donc tenté de classer en 4 grandes parties tout ce qui peut améliorer notre quotidien dans l’utilisation des mails : fondamentaux, organisation, forme et astuces.

1. Les fondamentaux sont les basiques du bon comportement, ce sont aussi ceux qui nous fâchent le plus lorsqu’ils ne sont pas respectés.
2. L’organisation liste une série de pratiques pour lâcher prise sur le flux continu.
3. La forme décrit la structure idéale d’un message et les actions recommandées avant envoi.
4. Les astuces sont des techniques éprouvées de personnes qui ont repris le contrôle sur leur boîte e-mail.

Fondamentaux

• Signez vos e-mails, ils reflètent votre identité et celle de votre entreprise
• Soyez respectueux
• Soyez responsable et exemplaire, il y va de votre image et de celle de votre entreprise
• Ne communiquez vos mots de passe sous aucun prétexte
• Informez votre Service Sécurité si vous avez un doute sur l’expéditeur, sur l’objet et/ou le contenu d’un message
• Envoyez des e-mails dans des créneaux horaires professionnels, entre 7h30 et 19h30, et non le week-end, sauf s’il s’agit d’une urgence
• Evitez d’envoyer un e-mail urgent la veille d’un week-end
• N’envoyez pas un e-mail à un collègue situé à deux bureaux de vous
• N’adressez pas des e-mails contenant des décisions prises sans concertation ni information préalable
• Préférez le contact direct pour gérer un conflit sinon cela risque de l’envenimer
• Coupez vos outils mobiles en réunion
• Ne répondez pas à un e-mail si vous êtes face à des personnes
• Utilisez votre messagerie professionnelle à des fins personnelles dans des proportions raisonnables

Organisation

• Paramétrez des règles pour faciliter la lecture et le traitement
• Créez des dossiers et des classements automatiques
• Conservez les mails utiles et supprimez les autres
• Appliquez la règle des « 4 D : Do –Delete – Defer- Delegate » sur les e-mails utiles
• Si vous devez réaliser des travaux qui requièrent calme et concentration, ne consultez pas votre boite mail
• Réservez des plages fixes sur votre agenda pour consulter et traiter vos e-mails
• Signalez vos absences en précisant votre date de retour et les personnes à contacter si besoin
• Respectez des temps de repos sans connexion, de  minimum 8 heures par tranche de 24 heures

Forme

• Structurez vos messages : un titre explicite, l’objet de votre demande, la raison, le délai attendu et une signature enrichie
• Rédigez votre objet une fois votre message terminé, c’est le résumé du contenu
• Evitez de dépasser 20 lignes de rédaction
• Evitez les multi-trombones*4, surtout si votre récepteur n’a pas encore connaissance des pièces jointes
• Si vous transférez un message, expliquez pourquoi vous le faites
• Relisez vos messages avant l’envoi, objet compris
• Si vous devez rédiger un message sensible ou stratégique, demandez conseil et relecture à une personne de votre entourage
• Si vous avez fait une erreur, envoyez un « annule et remplace »

Astuces

• Assurez-vous que l’e-mail est bien le bon canal
• Optez pour le téléphone ou le face à face si votre message est urgent
• Ne répondez pas (forcément) à un e-mail par un autre e-mail
• Limitez le nombre d’e-mails que vous envoyez
• Reposez-vous sur les capacités de recherche de votre boite e-mail
• Adoptez les outils de messagerie instantanée pour les échanges conversationnels
• Privilégiez une adresse e-mail personnelle sur les médias sociaux externes
• Décochez les e-mails automatiques en provenance de vos comptes sur les réseaux sociaux internes et externes

 Toute décision de changement s’applique d’abord à soi-même. Cependant, cela n’a de sens que si le plus grand nombre adopte des règles de bons sens et de bonnes pratiques. Aussi, si ce contenu vous paraît incomplet, n’hésitez pas à l’enrichir le de vos commentaires et apports. Dans la logique des nouvelles pratiques participatives, il pourrait devenir pourquoi pas un guide de pratiques co-construit et partagé.

Avec l’arrivée des nouveaux outils, tels que les messageries instantanées, les wikis, les réseaux sociaux d’entreprise et les médias sociaux externes et les blogs, de nombreux leviers s’offrent à nous pour optimiser notre organisation et nos pratiques. Pour mieux les appréhender, les expérimenter et se les approprier dans de bonnes conditions, l’e-mail doit naturellement retrouver sa place dans cet ensemble d’outils de communication et de coopération.

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• *1 : e-mail patate chaude : délégation irrespectueuse et irresponsable d’une tâche sur un sujet critique
• *2 : e-mail ping-pong : multi-messages conversationnels et interminables qui finissent toujours en dehors du terrain de jeu
• *3 : Inondé sous les e-mails, résistez ! 2013 – Hachette Pratique – Collection tout pour réussir – de Caro B., Vincent Berthelot et Anne De Landsheer
• *4 : e-mail multi-trombones : e-mail volumineux contenant plusieurs pièces jointes